Inhoudsopgave
1 Inleiding
2 Organisatie Taakgroep Diaconie
2.1 Taken en aandachtsvelden diakenen
2.2 ZWO-aandachtsvelden Diaconie
3 Bijwonen kerkelijke vergaderingen
3.1 Relatie met de Kerkenraad
4 Verslaglegging
5 Diaconale activiteiten in en rondom de Erediensten
5.1 De viering van het Heilig Avondmaal
5.2 Inzameling van gaven
5.3 Diaconie en Eredienst
5.4 Huwelijksdiensten
5.5 Paaskaars
5.6 Bijzondere (Ere)diensten
6 Diaconale activiteiten in de kerkelijke gemeente
6.1 Communicatie
6.2 Individuele financiële hulpverlening / Stille Hulp
6.3 Comité Meeleven / Bezoekdienst
6.4 Kerstattenties en kerstpakketten
6.5 Zieken en de naaste familie / Mantelzorgers
6.6 Vakantieweken
6.7 Jeugddiaconie
6.8 Taxidienst
6.9 Rollers
6.10 Koffieochtenden in het Centrum
7 Plaatselijke Diaconale Activiteiten
7.1 Diaconieën van andere kerkgemeenschappen
7.2 Vluchtelingenwerk
7.3 Sinterklaascentrale
7.4 Voedselbank
8 Bijwonen Landelijke en Provinciale dagen voor Diakenen
9 Giftenbeleid
10 Financiën
11 Financiën nog door de penningmeester te controleren
Voorwoord
De diaconie houdt zich bezig met diaconaat.
Diaconaat heeft met mensen te maken, net als vroeger. Maar toen ging het in het diaconaat altijd al om barmhartigheid, vaak via financiële hulp. Door de tijd kwamen er nieuwe noden en nieuwe 'groepen' mensen die bekneld raakten, zoals asielzoekers, daklozen, verslaafden, mensen met aids of met een handicap, ouderen, uitkeringsgerechtigden.
Door bezuinigingen krijgen zij te weinig zorg. Hierdoor is de nood van ‘ver weg’ dichtbij gekomen, wij kunnen er niet omheen.
Er wordt veel gedaan voor medemensen. Ook door hen of met hen samen. Diaconaat van vandaag betekent oog en oor hebben voor mensen in de knel, luisteren naar hun verhalen, inspelen op hun mogelijkheden. Samen met hen er aan werken, zodat zij tot hun recht kunnen komen. Kortom barmhartigheid en gerechtigheid. Diaconaat staat voor kiezen en delen.
Vanuit die visie heb je als diaconie met veel meer activiteiten te maken. Om te voorkomen dat het zicht daarop verloren gaat, kiezen wij voor een planmatige aanpak ofwel een diaconaal werkplan. Hierdoor kunnen wij op een bewuste manier omgaan met de vragen en mogelijkheden die op ons pad komen en het vormt een zichtbaar geheel van (haalbare) taken.
Het is gewenst om dit werkplan vierjaarlijks te herzien. Er kan dan opnieuw bezinning plaatsvinden en er kunnen keuzes worden gemaakt. Wellicht kunnen dan andere activiteiten worden aangepakt, waar nu geen mogelijkheden voor zijn.
De diaconie vindt haar opdracht in de Bijbel.
Over het algemeen zijn we geneigd om de oorsprong van het diaconaat te zoeken bij de eerste christelijke gemeente, waar voor het eerst sprake is van ‘diakenen’. De wortels van het diaconaat liggen echter in de geschiedenis van het volk Israël. In die geschiedenis, verhaald in het Oude Testament, spelen diaconale kernwoorden als bevrijding, verbond, gerechtigheid en barmhartigheid een centrale rol. Zowel in het Oude als in het Nieuwe Testament lezen we hoe de Here God Zijn volk opdracht geeft om op te komen voor de naaste in nood. Niemand wordt overgeslagen: armen, weduwen, wezen en vreemdelingen. Zo bestraften de profeten de rijken al, als zij zich te goed deden ten koste van de armen.
Bij gerechtigheid gaat het om het recht dat de arme of vreemdeling heeft. Als God een wereld schept waarin mensen, dieren en planten tot hun recht kunnen komen, kan het niet zo zijn dat mensen een samenleving maken waarin alleen het recht van de sterkste en/of rijkste geldt.
Barmhartigheid is niet zoiets als liefdadigheid. Veel eerder is het een diep innerlijk geraakt worden door de ontmoeting met de naaste in nood. Solidariteit is een goede vertaling. Bij barmhartigheid gaat het niet allereerst om wat we voor de ander voelen, maar wat we voor de ander doen.
Barmhartigheid is daarom een voorschot op de gerechtigheid. Want 'helpen' alleen is vaak niet genoeg. Vaak blijkt er meer te moeten veranderen. De inrichting van de samenleving bijvoorbeeld kan een oorzaak zijn van knelsituaties.
De instelling van het diakenambt staat in Handelingen 6:3, Nieuwe Bijbelvertaling (NBV21):
“Kies daarom, broeders en zusters, uit uw midden zeven wijze mannen die goed bekendstaan en vervuld van de Geest. Aan hen zullen we deze taak (het dienen van de armen) opdragen.”
Het doel en de vrucht van het diaconaat staat in Handelingen 6:8, vrij vertaald:
“Tekenen stellen onder het volk (in de wereld en in de gemeente) die de verkondiging van het werk van Jezus Christus ondersteunen waardoor het Koninkrijk Gods steeds meer gestalte krijgt in deze wereld.”
Diaconie volgens de dikke Van Dale:
“Een rechtspersoonlijkheid bezittende instelling voor uitoefening van de dienst van barmhartigheid (diaconaat).”
2 Organisatie Taakgroep Diaconie
De diaconie bestaat uit minimaal 11 personen, te weten 9 diakenen en 2 diaconaal medewerkers. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het dagelijks bestuur wordt tijdens de eerste vergadering na de bevestiging van nieuwe ambtsdragers vastgesteld (in de even jaren). Een administrateur kan worden toegevoegd. Dit kan een gemeentelid zijn of een diaconaal medewerker. De ambtsperiode is 4 jaar welke 2 maal te verlengen is. De secretaris maakt een rooster van aftreden. De diaconie vergadert minimaal 8 keer per jaar, in principe op woensdag. In de maanden juli en augustus zijn er geen vergaderingen (behalve wanneer dit noodzakelijk blijkt). Het dagelijks bestuur stelt de agenda op en stuurt deze minimaal één week voor de vergadering naar de diakenen.
2.1 Taken en aandachtsvelden diakenen
Iedere diaken heeft een aantal aandachtsvelden als prioriteit. De diaken doet al het mogelijke om goed geïnformeerd te blijven over zijn aandachtsveld en doet hiervan verslag aan de overige diakenen in de vergadering. Het dagelijks bestuur zal, zo nodig, bij de betreffende diaken informatie inwinnen of taken aan hem delegeren. Diaconaal medewerkers kunnen dezelfde taken vervullen als een diaken, met uitzondering van de taken voorzitter, penningmeester en secretaris. Diaconaal medewerkers zijn vrijgesteld van de vergaderingen van de het Moderamen, Wijk Kerkenraad en van het College van Diakenen. Op de website is op de pagina van de Taakgroep Diaconie een overzicht van de verdeling van de taken geplaatst.
De diakenen zijn in het bijzonder geroepen tot:
-
de ambtelijke tegenwoordigheid in de kerkdiensten (Erediensten)
-
verantwoordelijkheid voor de dienst aan de Tafel van de Heer
-
het mede voorbereiden van de voorbeden
-
het inzamelen en besteden van de collecten en giften
-
het dienen van de gemeente en de kerk in haar bemoeienis met betrekking tot sociale vraagstukken en het aanspreken van de overheid en de samenleving op haar verantwoordelijkheid dienaangaande (asielbeleid, ‘politiek’)
-
het nemen of ondersteunen van initiatieven die gericht zijn op het bevorderen van het maatschappelijke welzijn
-
het verlenen van bijstand, verzorging of bescherming aan hen die dat behoeven
-
het beheren van de financiële zaken die bestemd zijn voor het diaconaat (binnen- en buitenland) en zo zij daartoe geroepen worden
-
het dienen van de kerk in meerdere vergaderingen
(Ordinantie 3.11)
Als het gaat over de diaconie, dan gaat het over mensen die problemen in kerk en samenleving signaleren, die gemeenteleden aansporen en stimuleren om in woord en daad op te komen voor hen die geen helper hebben en die gemeenteleden wegen wijzen om gestalte te geven aan het diaconaat: er zijn voor elkaar/de ander, door nood te verlichten en onrecht tegen te gaan.
De taak van de diakenen is te bevorderen dat aan leden van de gemeente en aan anderen die onder druk leven, hetzij van incidentele dan wel structurele aard, zowel in eigen omgeving als elders in de wereld, in navolging van Christus, gerechtigheid en barmhartigheid bewezen wordt.
Met het oog daarop zullen zij de gemeenteleden aansporen en zo toerusten, dat ook deze in woord en daad voor hen die geen helper hebben, zullen opkomen.
Zij zullen ervoor zorg dragen dat de door de gemeente voor dat doel ter beschikking gestelde gelden worden ingezameld en zorgvuldig beheerd en dat daarnaast andere goede middelen worden gezocht en aangewend.
2.2 ZWO-aandachtsvelden Diaconie
Oktober 2018 zijn de taakgroepen Diaconie en KIAWW samengevoegd. De taakgroep Diaconie heeft met ingang van oktober 2018 de ZWO (Zending, Werelddiaconaat en Ontwikkelingssamenwerking) aandachtsvelden overgenomen en verdeeld onder de diakenen. Om de verdeling aandachtvelden duidelijk te maken wordt er onderscheid gemaakt in binnen- en buitenlandse aandachtvelden en/of projecten.
3 Bijwonen kerkelijke vergaderingen
Alle diakenen maken deel uit van de Wijkkerkenraad Emmaüs. Tevens is 1 diaken afgevaardigd naar het Moderamen. Als deze diaken is verhinderd wordt hij/zij vervangen door de secundus. De Algemene Kerkenraad wordt bezocht door 2 diakenen. Door de aanwezige diakenen wordt rapportage naar de diaconievergadering verzorgd.
Van iedere officiële vergadering worden notulen gemaakt door de secretaris of daarvoor aangestelde notulist. Tijdens de eerstvolgende vergadering worden deze notulen behandeld en na vaststelling ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
Financiële verantwoording
Financiële stukken worden gecontroleerd door een kascontrolecommissie, aangesteld door de Taakgroep Diaconie. Financiële informatie, meestal de opbrengsten van de collecten, worden aan de gemeente bekend gemaakt door middel van publicaties in de zondagsbrief , Website, Emmaüs-app of KerkMag.
Financieel jaarverslag
De vaststelling hiervan vindt plaats volgens het schema zoals omschreven in hoofdstuk 10 van dit werkplan. Aan het begin van het nieuwe jaar wordt door de penningmeester, in samenwerking met de administrateur, een overzicht gegeven van de inkomsten en uitgaven met een balans van het afgelopen jaar. Ter vergelijking wordt er een balans van het jaar daarvoor aan toegevoegd. Tevens wordt een overzicht van de ontvangsten en uitgaven van de giften gegeven.
Jaaroverzicht activiteiten
Ieder jaar zorgt het dagelijks bestuur voor een jaarverslag. Hierin worden de belangrijkste activiteiten van het afgelopen jaar beschreven. Dit jaarverslag wordt gemaakt voor de gemeentevergadering en ook geplaatst in KerkMag.
Werkplan
Het werkplan wordt in principe eenmaal per 4 jaar herzien.
Actualiseren activiteiten
Aan het eind van het seizoen worden de werkzaamheden op diaconaal gebied geëvalueerd. Tevens wordt gekeken of de taken zijn uitgevoerd zoals gepland. Het spreekt voor zich dat bijlage 1 Taakverdeling ieder jaar wordt geactualiseerd.
Archivering
Alle officiële stukken moeten 10 jaar in bewaring blijven. Deze stukken moeten (jaarlijks) worden overgedragen aan de archivaris.
5 Diaconale activiteiten in en rondom de Erediensten
Erediensten zijn diensten met ambtelijke vertegenwoordiging. Het hart van de diaconie klopt in de liturgie van de Erediensten. De grote woorden van menselijkheid, vrijheid, waarachtigheid, gerechtigheid en barmhartigheid kunnen alleen worden gevoed uit de verborgen bron van het Evangelie.
5.1 De viering van het Heilig Avondmaal
De viering van het Heilig Avondmaal is een wezenlijk onderdeel van de diaconale taak. Binnen onze gemeente ligt de eindverantwoordelijkheid voor een goed verloop van de viering in alle gebouwen of instellingen bij de diaconie.
Tijdens de lopende viering in de Ontmoetingskerk doen 5 diakenen dienst, waarvan 2 personen bevoorraden. De predikant en ouderlingen delen het brood. Bij de avondmaalsviering in de Lutherkerk is 1 diaken aanwezig.
Rijngaarde heeft zijn eigen Heilig Avondmaalschema. Hierbij is 1 diaken aanwezig.
Regelmatig viert men in Vijverhof ook het Heilig Avondmaal met de bewoners van Vijverhof. Ook hier is 1 diaken aanwezig, die tevens helpt bij het ‘ophalen’ van de bewoners uit de kamers.
Het collectedoel tijdens deze viering wordt van tevoren volgens rooster bepaald, maar is altijd een binnenlands (diaconaal) doel. Evenzo dient er tijdig samenspraak te zijn met de dienstdoende predikant omtrent de ‘diaconale’ invulling van de voorbeden. Zie voor de beschrijving van de taken tijdens het Heilig Avondmaal het Handboek voor Ambtsdragers.
De diakenen en diaconaal medewerkers hebben dienst volgens een rooster dat wordt opgesteld door de roostermaker van de diaconie. Het rooster gaat uit van 2 diakenen/diaconaal medewerkers voor de OK. In de avonddienst in de LK is 1 diaken aanwezig. Dienstdoende diaken(en) en diaconaal medewerker komen gezamenlijk met de voorganger en de overige dienstdoende ambtsdragers de kerkzaal binnen en nemen plaats in de OK in de diakenenbank links en in de LK op de voorste rij. Bij verhindering zorgen diakenen/diaconaal medewerkers zelf voor een plaatsvervanger. De wijze van collecteren is bekend bij de diakenen/diaconaal medewerkers. De volledige beschrijving van de procedure voor het afhandelen van de collecten in alle kerkgebouwen staat in het Handboek Ambtsdragers. De diakenen zijn eveneens verantwoordelijk voor de afkondiging van gerichte collectes, in samenspraak met de Taakgroep Eredienst of de predikant. Bij de uitgangen van de kerkgebouwen hangen busjes waarin de gemeenteleden geld kunnen doen dat bestemd is voor een speciaal doel. In de even jaren voor een diaconaal project in het binnenland. In de oneven jaren voor een buitenlands diaconaal project. Op de websitepagina van de taakgroep is het collecterooster van het lopende jaar gepubliceerd.
Indien nodig benaderen leden van de Taakgroep Diaconie en Taakgroep Eredienst elkaar om taken tijdens de viering van de Eredienst op elkaar af te stemmen.
In een huwelijksdienst is altijd 1 diaken/diaconaal medewerker aanwezig om de inzameling van de gaven te verzorgen. De opbrengst van deze collecte is voor het kerkenwerk van Emmaüs.
In de dienst op Goede Vrijdag dooft de dienstdoende diaken/diaconaal medewerker de paaskaars. In de kerk waar de paaswake wordt gehouden, wordt de paaskaars naar binnengebracht door een diaken/diaconaal medewerker. In de kerk waar geen paaswake is, brandt de volgende morgen, Eerste Paasdag, de kaars. De Taakgroep Eredienst verzorgt de paaskaars.
Dit zijn bijzondere (Ere)diensten waar een diaconale vertegenwoordiging noodzakelijk is, bijvoorbeeld in een jeugddienst of gehandicaptendienst.
6 Diaconale activiteiten in de kerkelijke gemeente
Het doel van publiciteit is om informatie aan de gemeenteleden te geven. Daarnaast is het bedoeld om de gemeenteleden bewust te maken van de problemen die er in de samenleving, zowel plaatselijk als in het binnenland en buitenland, voorkomen. Hierbij zijn alle diakenen en diaconale medewerkers betrokken. De middelen die gehanteerd worden om een en ander duidelijk te maken zijn KerkMag, Website, Emmaüs-app, zondagsbrief, informatiefolders en de mededelingen tijdens de dienst. Eén diaken of diaconaal medewerker verzorgt de publiciteit in Kerkmag Website, Emmaüs-app en de mededelingen op de zondagsbrief. Het collectedoel wordt vooraf gepubliceerd in KerkMag Website, Emmaüs-app en op de collecte dag zelf op de zondagsbrief. Bij een speciaal collectedoel wordt het ook de week ervoor op de zondagsbrief gepubliceerd. De opbrengst van alle collectes wordt in KerkMag gepubliceerd.
6.2 Individuele financiële hulpverlening / Stille Hulp
Deze vorm van hulpverlening is bedoeld om mensen in financiële problemen te ondersteunen daar waar mogelijk is. Dit is een essentieel onderdeel van de diaconale zorg. Meestal kan het probleem met een eenmalige financiële bijdrage verholpen worden. Maar soms ligt de zaak complexer en zullen we langduriger begeleiding trachten te geven. Ook kunnen we gemeenteleden helpen door hen door te verwijzen. Bij deze hulpverlening kan de sectie/wijkdiaken of diaconaal medewerker betrokken zijn (is in ieder geval op de hoogte). Als er hulp moet worden geboden moet dit in overleg met het dagelijks bestuur van de diaconie gebeuren. Deze kan hiervan melding doen aan de wijkpredikant in verband met pastorale ondersteuning. Op de websitepagina van de taakgroep Diaconie staat een stappenplan met de werkwijze die de diaconie toepast bij het toekennen van financiële hulpverlening.
6.3 Comité Meeleven / Bezoekdienst
Dit valt onder de financiële verantwoordelijkheid van de Taakgroep Diaconie. De leden van Comité Meeleven / Bezoekdienst bezoeken ouderen, zieken en pasgeborenen. Zij kunnen altijd een beroep doen op de diaconie. Eén diaken/diaconaal medewerker onderhoudt het contact met Comité Meeleven / Bezoekdienst.
Aandacht voor ouderen
De PCOB (Protestants Christelijke Ouderen Bond) wordt financieel ondersteund en de jaarvergadering wordt bezocht.
6.4 Kerstattenties en kerstpakketten
In september oriënteert de Taakgroep Diaconie zich op gemeenteleden die in aanmerking komen voor (anonieme) kersthulp. Het gaat om gemeenteleden die onder het bestaansminimum leven of die anderszins in financiële problemen verkeren. In de wijkkerkraadsvergaderingen van september, oktober of november zal aan de sectieouderlingen, pastoraal medewerkers en predikanten gevraagd worden om in aanmerking komende (niet) gemeenteleden bij het dagelijks bestuur van de Taakgroep Diaconie op te geven. Uiterlijk 1 week voor kerst wordt door een lid van het dagelijks bestuur de enveloppen met geldbedrag en een kerstgroet namens de Emmaüsgemeente en-of een kerstkrans verzorgd. Eén van de diakenen zal deze persoonlijk afgeven bij betrokkenen. De hoogte van het bedrag wordt jaarlijks door het dagelijks bestuur vastgesteld. Deze actie staat los van de kerstattentie welke door de Gezamenlijke Diaconieën wordt georganiseerd.
Kerstattenties
Binnen onze gemeente ontvangen alle mensen van 75 jaar en ouder, zieke gemeenteleden, weduwe en weduwnaars een kerstattentie. Deze activiteit vloeit voort uit de diaconale taak en is bedoeld als blijk van medeleven rond de kerstdagen voor hen die daarvoor in aanmerking komen. Dit wordt geheel verzorgd door Comité Meeleven / Bezoekdienst met hulp van de Taakgroep Diaconie. Bij gemeenteleden waar sprake is van enige nood wordt een kerstpakket uitgereikt. De Taakgroep Diaconie deelt deze uit.
6.5 Zieken en de naaste familie / Mantelzorgers
Het is belangrijk deze mensen niet te vergeten tijdens het ziekbed. Naar aanleiding van de zondagsbrief worden er kaarten verstuurd naar de betrokkenen. Ook kan er via de programmamakers van Contactbanden en Muzikale Ontmoetingen aandacht gevraagd worden voor onze zieken en naaste familieleden middels een muzikale groet. De uitvoering hiervan berust bij één diaken/diaconaal medewerker.
Mantelzorg
Wij bemiddelen de vraag voor mantelzorg met de gemeentelijke instantie “Sam“.
De Diaconale Vakantieweken worden georganiseerd voor hen die om medische, financiële en/of sociale redenen niet of zeer moeilijk zelfstandig met vakantie kunnen gaan. De vakantieweken dragen een christelijk karakter, maar deelname hangt niet af van het lidmaatschap van de Emmaüsgemeente. De uitvoering hiervan berust bij 1 diaken of diaconaal medewerker, die na overleg in de vergadering mandaat krijgt. De gemeente wordt geïnformeerd door middel van KerkMag. Indien nodig kan de Taakgroep Diaconie financieel bijdragen. De Taakgroep Diaconie biedt de mogelijkheid om een week vakantie te genieten in het Roosevelthuis in Doorn of via het vakantie bureau van de PKN.
De taken van een jeugddiaken/diaconaal medewerker zijn:
Contactpersoon zijn:
Het is belangrijk om de contactpersoon te zijn tussen de gemeente en de jeugd. Niet alleen de eigen jeugd maar ook de jeugd buiten de kerk die hulp nodig heeft.
Voorlichting geven:
Op verzoek van de Taakgroep Jongeren kunnen we voorlichting geven aan de jeugd over wat diaconaat is. Maar ook kan er voorlichting gegeven worden over de jeugdproblemen.
Diaken zijn:
De jeugddiaken is diaken in de eredienst. Ook is hij verantwoordelijk voor het opstellen en verspreiden van het looprooster van de jeugdcollectanten.
Gemeenteleden die slecht ter been zijn en toch naar de eredienst willen kunnen zich opgeven bij de diaken die de taxidienst als aandachtsveld heeft. Hij zorgt ervoor dat, volgens rooster, gemeenteleden van huis opgehaald worden en na de eredienst weer thuisgebracht worden. De taxidienst voorziet alleen in het vervoer voor de ochtenddiensten.
Er is een groep vrijwilligers die elke week een aantal bewoners van Ipsen De Bruggen begeleidt van en naar de kerkdienst aldaar. De coördinatie van dit geheel is in handen van 1 diaken/diaconaal medewerker. De uitvoering vindt plaats volgens een zogenaamd ‘Rolrooster De Bruggen´.
6.10 Koffieochtenden in het Centrum
De koffieochtenden zijn gepland iedere laatste dinsdagochtend van de maand, ook in de vakanties en december. Het streven is dat er roulerend 3 diakenen en/of diaconaal medewerkers aanwezig zijn op deze ochtenden. Maar ook leden van de Taakgroep Pastoraat, Comité Meeleven en de Bezoekdienst kunnen zich hiervoor aanmelden. Als diaken/diaconaal medewerker ben je om 09.00 uur aanwezig om de tafels e.d. klaar te zetten. De koffieochtenden zijn van 09.30 – 11.30 uur.
7 Plaatselijke Diaconale Activiteiten
7.1 Diaconieën van andere kerkgemeenschappen
Als gezamenlijke diaconieën van de kerken in Bodegraven-Reeuwijk, treden we naar buiten voor Kerstacties, voor bijstand gezinnen en overleg met de gemeente Bodegraven-Reeuwijk inzake de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO) en voor acties bij grote rampen in de wereld. Namens de gezamenlijke diaconieën is een persoon vertegenwoordigd in een klankbordgroep van de WMO.
In Bodegraven-Reeuwijk is een werkgroep die zich actief bezighoudt met het vluchtelingenvraagstuk. De relatie met deze werkgroep is goed. Als diaconie worden wij betrokken bij de werkzaamheden van deze werkgroep, bijvoorbeeld in geval van bijzondere gevallen waarin de ‘normale’ hulpbronnen van Vluchtelingenwerk niet toereikend zijn. Doorgaans zijn die er echter wel, vandaar dat er geen structurele financiële hulp aan Vluchtelingenwerk nodig is. De werkgroep asielproblematiek van het Beraad van Kerken houdt de diaconie van de laatste ontwikkelingen op de hoogte. De Kerstpakketten komen o.a. via Vluchtelingenwerk op de juiste adressen terecht.
De opbrengst van de Sinterklaascentrale gaat jaarlijks naar een goed doel. De medewerkers van de Sinterklaascentrale bepalen zelf het doel. De opbrengst wordt op de rekening van de penningmeester van de Taakgroep Diaconie gestort.
Wij hebben ons ten doel gesteld om de Voedselbank structureel te ondersteunen door middel van collecten en hulp in natura.
8 Bijwonen Landelijke en Provinciale dagen voor Diakenen
Deze dagen zijn bedoeld voor de diakenen en diaconaal medewerkers om ervaringen uit te wisselen, om informatie rondom het diaconaat te verkrijgen en als extra toerusting. Diverse diakenen/diaconale medewerkers wonen deze diaconale dagen bij en brengen verslag uit in de eerstvolgende vergadering van de Taakgroep Diaconie.
Inleiding
De Taakgroep Diaconie zet zich in om binnenlands en buitenlands diaconaal werk en voor het buitenland zendingswerk mogelijk te maken. Enerzijds lijkt het diaconale werk heel zakelijk, een kwestie van collecteren en gelden besteden aan projecten van zusterkerken en organisaties in ons land en in het buitenland. Anderzijds wil het echt diaconaal zijn dan moet het veel dieper gaan. Met andere woorden: het blijft niet bij zakelijke hulpverlening, maar het moet uit het hart komen. Het heeft alles te maken met de liefde tot de naaste. Liefde als gave van God, van waaruit we echt kunnen dienen. Vanuit deze grondhouding wil de diaconie dienstbaar zijn in de samenleving, heel dichtbij en verder weg. Voor de collecte doelen wordt getracht tot een evenredige verdeling tussen binnenlandse- en buitenlandse doelen te komen
Doel
De kern van dit dienstbetoon kan het best als volgt worden omschreven: het ondersteunen van organisaties met materiële en/of financiële hulp en/of in het zoeken naar recht. Deze organisaties moeten actief zijn op het gebied van hulp in het kader van gerechtigheid en barmhartigheid, hulp bij ziekte of hulp bij het bestrijden van armoede, onrecht, achterstelling en discriminatie.
Procedure
Nadat de diaconie een verzoek om een financiële bijdrage heeft ontvangen, wordt dit verzoek beoordeeld door de giftencommissie. Deze commissie doet eventueel een verzoek tot honorering van de aanvraag aan de voltallige diaconie.
Beoordeling
Projecten en instanties die door de diaconie worden gesteund, worden beoordeeld op de volgende punten:
-
diaconale / ZWO karakter van het werk
-
kwaliteit van de hulpverlening
-
financiële situatie van de organisatie
-
mogelijkheid tot wederkerigheid met de gemeente (binding met de organisatie/het project)
-
mogelijkheid tot het verkrijgen van volledige projectinformatie
-
christelijke organisaties hebben de voorkeur, maar dit is géén absolute voorwaarde
Verantwoording
Bij alle ondersteunde projecten moet er zicht zijn op een betrouwbare en competente besteding van de geboden hulp. Voor buitenlandse projecten richt de taakgroep zich voornamelijk op projecten van de landelijke organisatie Kerk in Actie. Onder een minimale verantwoording verstaat de diaconie het desgevraagd kunnen overleggen van het jaarverslag en een bedankbrief.
Samenstelling giftencommissie
De giftencommissie bestaat uit minimaal 2 diakenen. Aanlevering van verzoeken om financiële bijdragen worden door de secretaris, na op de lijst van ingekomen verzoeken om financiële bijdrage te zijn geplaatst, bij de commissie aangeleverd.
Giften aan doelen en projecten
De giftencommissie stelt een tweetal lijsten samen, te weten:
De gerichte collectelijst
Doelen/projecten waarvoor een speciaal daartoe bestemde collecte wordt gehouden. Een dergelijke collecte wordt vooraf aangekondigd in KerkMag en/of de zondagsbrief en voor de opbrengst wordt (regelmatig) dankgezegd in dezelfde media. Jaarlijks wordt de lijst geëvalueerd en opnieuw opgesteld rekening houdend met hetgeen is vermeld onder het punt Collecterooster. Deze lijst wordt vervolgens ter goedkeuring voorgelegd in de vergadering.
De vaste doelen/projectenlijst
Doelen/projecten welke een vaste jaarlijkse bijdrage ontvangen. Jaarlijks wordt de lijst geëvalueerd en opnieuw opgesteld in nauw overleg met de penningmeester voor wat betreft de hoogte van de bedragen.
Collecterooster
Bij de jaarlijkse vaststelling van het collecterooster moet met de volgende zaken rekening worden gehouden:
-
verplichte collectes volgens het collecterooster van de PKN
-
organisaties welke voorkomen op de gerichte collectelijst
-
Appelboomproject waarvoor 4 aaneengesloten zondagen in het voorjaar wordt gecollecteerd
-
collecten voor algemene diaconale bestemming (Collecten Voor De Ander)
-
in geval van een ramp of calamiteit kan het moderamen van de diaconie besluiten om een collecte zoals hierboven genoemd te verschuiven of te laten vervallen ten gunste van een collecte voor deze ramp of calamiteit
Werkvakanties jongeren
Indien jongeren een beroep doen op de Taakgroep Diaconie voor medefinanciering van een werkvakantie of bouwproject (bijv. World Servants) wordt elk verzoek individueel beoordeeld, rekening houdend met de hieronder genoemde kaders. Wij hanteren een richtbedrag van € 100.
-
Bij voorkeur is de jongere aangesloten bij de Emmaüsgemeente maar dit is niet noodzakelijk.
-
Ingeval van een buitenlands project of werk in het buitenland wordt per aanvraag beoordeeld.
-
De jongere moet, desgewenst, inzage kunnen verstrekken in een correcte begroting of naar behoren uitgewerkt plan.
-
Het werk of project moet een diaconaal doel hebben.
-
Bij voorkeur werkt de erbij betrokken organisatie op christelijke grondslag.
-
De jongere wordt gevraagd terugkoppeling te doen na terugkomst.
De financiële huishouding van de Taakgroep Diaconie onderscheidt de volgende bronnen van inkomsten:
Aktie Kerkbalans
De jaarlijkse Aktie Kerkbalans bestaat uit de vrijwillige financiële bijdragen van de gemeenteleden voor de eigen plaatselijke kerk. Volgens een afgesproken verdeelsleutel ontvangt de diaconie 6% van de totale opbrengst voor haar diaconale werk en ?% voor het diaconale- en zendingswerk in het buitenland.
Collecten
De opbrengst van tijdens de kerkdienst gehouden diaconale collecten. Deze opbrengsten worden geteld onder auspiciën van het college van kerkrentmeesters en vervolgens gestort op de bankrekening van de diaconie.
Overige giften
Dit betreft losse contante giften t.b.v. de diaconie voortvloeiend uit het bezoekwerk en individuele stortingen op de bankrekening.
Inkomsten uit vermogen
Dit zijn renteopbrengsten van bankrekeningen, spaarrekeningen, obligaties alsmede dividend op uitstaande tegoeden bij Oiko Credit.
Jaarrekening en begroting
Jaarlijks wordt een begroting en een financieel jaarverslag opgesteld, gebruikmakend van de sjablonen, de richtlijnen en het rekeningschema welke worden verstrekt door de Regionale Commissie voor Behandeling van Beheerszaken (RCBB).
Proces opstellen begroting
|
Omschrijving |
Aktie door: |
Termijn |
|
1. Opstellen conceptbegroting |
penningmeester |
sept |
|
2. Conceptbegroting bespreken en goedkeuren |
Emmaüs diaconie |
okt |
|
3. Begroting bespreken ter info |
Emmaüs wijkkerkeraad |
okt/nov |
|
4. Samenvoegen met begroting Hervormd |
penningmeester CvD |
okt/nov |
|
5. Begroting PGB bespreken en goedkeuren |
College van Diakenen |
okt/nov |
|
6. Begroting PGB bespreken en goedkeuren |
Algemene Kerkenraad |
nov/dec |
|
7. Insturen naar RCBB |
penningmeester CvD |
voor 15/12 |
Proces opstellen jaarrekening
|
Omschrijving |
Aktie door: |
Termijn |
|
1. Opstellen conceptjaarrekening |
penningmeester |
feb/mrt |
|
2. Conceptjaarrekening bespreken en goedkeuren |
Emmaüs diaconie |
mrt/apr |
|
3. Jaarrekening bespreken ter info |
Emmaüs wijkkerkeraad |
apr |
|
4. Samenvoegen met jaarrekening Hervormd |
penningmeester CvD |
mrt/apr |
|
5. Jaarrekening PGB bespreken en goedkeuren |
College van Diakenen |
mrt/apr |
|
6. Jaarrekening PGB bespreken en goedkeuren |
Algemene Kerkenraad |
apr/mei |
|
7. Insturen naar RCBB |
penningmeester CvD |
voor 15 jun |
Controle
Op de door de penningmeester en/of administrateur gevoerde administratie wordt een eindejaarscontrole toegepast. Jaarlijks benoemt de diaconievergadering 2 onafhankelijke deskundigen (niet-diakenen) in de Kascontrolecommissie. Deze commissie beoordeelt de financiële administratie aan de hand van een proefsaldibalans, het grootboek, de bankafschriften en eventuele kasstaten alsmede alle facturen, rekeningen, nota’s en andere onderliggende stukken. Ook wordt getoetst of de administratie conform het beleidsplan is gevoerd. Ten slotte controleert de commissie de aansluiting tussen de opgestelde jaarrekening en de administratie. Van deze beoordeling en controle stelt de commissie een verslag op en brengt dit in in de diaconievergadering.
Betalingen
De penningmeester heeft procuratie op de bankrekeningen tot 10.000 euro en is zelfstandig in het doen van betalingen, rekening houdend met het volgende:
-
Doorbetaling van gerichte collecten gebeurt z.s.m. na bekendmaking van de opbrengst in KerkMag.
-
Betaling van de bijdragen aan vaste doelen/projecten gebeurt in het 4e kwartaal op basis van de eerder vastgestelde vaste doelen/projectenlijst.
-
Betaling van bedragen voor noodhulp gebeurt altijd in overleg met het moderamen van de diaconie.
-
Betaling van overige bijdragen en kosten gebeurt alleen indien deze voldoende is onderbouwd door middel van een factuur, nota, bonnetje o.i.d. of door onderbouwing per email door een diaken. Een en ander ter beoordeling van de penningmeester.
Beheer vermogen
De penningmeester stuurt actief op de optimale verhouding tussen direct opvraagbare tegoeden en langer vastgezette tegoeden teneinde een zo goed mogelijk renteresultaat te bereiken. Hierbij moet rekening worden gehouden met het volgende:
-
Het direct opvraagbaar tegoed (rekening courant + direct opvraagbaar spaargeld) moet altijd minimaal 15.000 euro bedragen.
-
Niet direct opvraagbare tegoeden zullen worden ondergebracht in langlopende spaarrekeningen, obligaties of instellingen met een diaconaal doel zoals Oiko Credit. Wijzigingen in deze portefeuille moeten door de penningmeester altijd worden ingebracht in de diaconievergadering.
-
Het is de diaconie niet toegestaan om tegoeden te investeren in aandelen of andere risicovolle beleggingen of om tegoeden te plaatsen bij spaarinstellingen welke niet onder de garanties van De Nederlandse Bank vallen.
-
Een deel van het aanwezige vermogen van de diaconie is lange tijd geleden verkregen uit de verkoop van een gasthuis. Er is destijds bepaald dat niet het vermogen zelf maar slechts de opbrengst uit het vermogen kan worden aangewend voor diaconale doeleinden.
11. Financiën nog door de penningmeester te controleren
Collecte-opbrengsten
Onder verantwoordelijkheid van de diaconie worden de opbrengsten van de collectes geteld en vervolgens door een tweetal personen van de telcommissie gestort. De administrateur (College van Kerkrentmeesters) zorgt voor verdere afhandeling, zodat de penningmeester van de diaconie over het diaconale geld kan beschikken.
Jaarrekening en Begroting
Ieder jaar wordt een financieel jaarverslag en een begroting gemaakt. Het beleid is erop gericht om de sjablonen en richtlijnen van het RCBB te gebruiken. Zij controleren de stukken en kunnen opmerkingen en/of advies geven. Voor het realiseren en verstrekken van deze stukken is door het RCBB een overzicht van de kerkordelijke richtlijnen voor wat de termijnen betreft opgesteld. In tabel 2.1 is dit overzicht voor de begroting en in tabel 2.2 voor de jaarrekening samenvattend weergegeven.
Tabel 10.1 Kerkordelijke termijnen voor begroting en ontwerpcollecterooster
|
Omschrijving |
Termijn |
|
Ontwerpbegroting indienen in diaconie en goedkeuring |
n.t.b. |
|
Ontwerpbegroting indienen in AK |
1 november |
|
Voorlopige vaststelling begroting AK |
n.t.b. |
|
Samenvatting in gemeente publiceren en 1 week ter inzage leggen |
n.t.b. |
|
Definitieve vaststelling begroting |
n.t.b. |
|
Voorlegging aan Regionaal College voor de Behandeling van Beheerszaken |
15 december |
|
|
|
Tabel 10.2 Kerkordelijke termijnen voor jaarrekening
|
Omschrijving |
Termijn |
|
Ontwerpjaarrekening behandelen door diaconie |
diaconievergadering in april |
|
Ontwerpjaarrekening indienen in AK |
1 mei |
|
Samenvatting in gemeente publiceren en 1 week ter inzage leggen |
n.b. |
|
Controle onafhankelijken of accountant |
n.b. |
|
Definitieve vaststelling jaarrekening door AK |
n.b. |
|
Voorlegging aan Regionale College voor de Behandeling van Beheerszaken |
15 juni |
|
|
|
Controle
Jaarlijks worden 2 personen door de diaconievergadering aangewezen om een kascontrole bij de penningmeester uit te voeren. Deze kas en de daaraan gerelateerde overschrijvingen worden gecontroleerd. Getoetst wordt of de beleidspunten correct zijn uitgevoerd. De betreffende personen brengen van de resultaten verslag uit in de diaconievergadering. Daarnaast controleert een gecertificeerd accountant of 2 andere onafhankelijk deskundigen de jaarrekening. Het verslag hiervan gaat naar de diaconievergadering.
Transacties
De betalingen gebeuren voor het overgrote deel via de bank, het internet. Hierdoor kan buiten de penningmeester om goed nagegaan worden welke transacties er hebben plaatsgevonden. Maandelijks verstrekt de bank betalingsoverzichten. De betalingsoverzichten worden naar de penningmeester gestuurd. De secretaris van de diaconie is verantwoordelijk voor het controleren (kas-controle) van deze overzichten op transacties die buiten de afspraken om gemaakt zijn. Desgewenst kan de secretaris aan de penningmeester vragen om een toelichting. Komen zij er niet uit, dan wordt zo spoedig mogelijk het moderamen van de diaconie hiervan op de hoogte gesteld en wordt de zaak verhelderd. De vergadering wordt hiervan op de hoogte gebracht. Als de overzichten akkoord zijn, parafeert de secretaris deze.
Betalingen
De opbrengsten van de gerichte collectes worden binnen afzienbare tijd aan de betreffende instelling overgemaakt. Hiervoor is geen toestemming van de vergadering nodig.
Betalingen van individuele onkosten (attenties, folders e.d.) worden op de vergadering genoemd. Hierna kan uitbetaling plaatsvinden (meestal aan een diaken).
Over betalingen aan instanties wordt in de vergadering een besluit genomen. Dit geldt ook voor het projectenoverzicht dat jaarlijks door de financiële commissie wordt opgesteld.
Het contante geld dat nodig is voor anonieme eindejaarshulp wordt door de penningmeester aan de voorzitter verstrekt. Op de vergadering wordt verslag gedaan van het bedrag per gezin en het totaal aantal gezinnen.
Over periodieke betalingen (bijvoorbeeld abonnementen) wordt door de vergadering eenmalig een besluit genomen. Jaarlijks wordt dit stilzwijgend verlengd.
Voor individuele noodhulp moeten minstens 3 diakenen toestemming hebben verleend. Het verstrekken van contant geld zal tot een minimum worden beperkt. Het is mogelijk dat een diaken het bedrag zelf voorschiet. Op korte termijn zal het bedrag door de penningmeester op de bankrekening van de diaken worden bijgeschreven. Het beleid is erop gericht om éénmalig rekeningen of schulden vanuit de diaconie voor te schieten of te betalen. Begeleiding en de vinger aan de pols houden zijn ingrediënten waarmee getracht wordt te voorkomen dat de diaconie structureel moet inspringen. De vergadering wordt altijd van een noodhulp op de hoogte gebracht.
Bankrekening en kas
Het saldo op de bankrekening (het geld dat onmiddellijk beschikbaar is) wordt door de penningmeester op minimaal € 15.000 gehouden. Zodoende kan bij meerdere aanvragen van noodhulp onmiddellijk gereageerd worden. Het op peil houden van de rekening heeft prioriteit boven het overmaken van opbrengsten van bijvoorbeeld gerichte collectes. Uit de voorgaande beleidspunten bleek al dat het gebruik van de kas tot een minimum beperkt zal blijven. De kas is bij de penningmeester. De inhoud wordt jaarlijks verantwoord in het jaarverslag.
Bestedingsruimte
Wij streven ernaar de uitgaven gelijk te laten zijn aan de inkomsten, volgens de begroting. Inkomsten worden verkregen uit collectes, giften en opbrengsten uit vermogen.
Eigen vermogen uit het verleden
Vanuit het verleden heeft de diaconie eigen vermogen verkregen door de verkoop van een gasthuis. Dit kapitaal is belegd in obligaties. Dit vermogen is bedoeld om inkomsten voor diaconale activiteiten te genereren. Om in de toekomst van een zekere mate van inkomsten verzekerd te zijn, wordt het niveau van het vermogen gehandhaafd, gecorrigeerd met de inflatie. Als een obligatie vrijkomt, dan informeert de penningmeester bij de bank wat mogelijkheden zijn om dit bedrag opnieuw vast te leggen. Andere diaconale instellingen / stichtingen (bijvoorbeeld Oikocredit) zijn ook mogelijk. Er worden geen bedragen in aandelen of andere mogelijke risicovolle beleggingen belegd. Binnen de diaconievergadering wordt een besluit genomen op basis van de verkregen informatie.